Bí kíp giúp bạn dễ dàng quản lý nhóm làm việc từ xa

Hãy cùng iworld.com.vn tìm hiểu những cách giúp bạn dễ dàng quản lý nhóm làm việc từ xa trong mùa dịch Covid nhé!

Đại dịch Covid-19 đã đặt ra cho chúng ta những thách thức mới. Nó buộc chúng ta phải suy nghĩ lại về các chiến lược cũ và khai phá các nền tảng mới trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Các ngành nghề đang bị ảnh hưởng đặc biệt nghiêm trọng và quá trình số hóa đang tiến triển với tốc độ không thể tưởng tượng được so với trước đây. Các khái niệm như làm viêc  kiểu mới đang trở nên quan trọng hơn. Các nhân viên giờ đây làm việc tại nhà của họ, nơi họ có thể tự sắp xếp công việc của mình, và không còn hiện diện tại văn phòng làm việc nữa. Chúng tôi đã nói chuyện với Silke Hörsch, Giám đốc Toàn cầu về Tiếp thị và Phát triển Kinh doanh tại AnyDesk, về việc làm cách nào để lãnh đạo một nhóm làm việc từ xa và tại sao việc điều chỉnh các chiến lược quản lý lại quan trọng.

Trong suốt 14 năm, Silke đã làm việc một phần tại văn phòng và một phần ở nhà và đã dẫn dắt các đội từ xa trong một thời gian dài. Trước đại dịch, cô ấy dùng thời gian ở nhà cho các công việc cần sự yên tĩnh, trong khi các cuộc họp và buổi thảo luận được tổ chức tại văn phòng công ty. Đối với cô ấy, kết hợp cả hai là cách tốt nhất để hoàn thành công việc.

Tuy nhiên, với sự xuất hiện của đại dịch, mọi thứ giờ đây phải được thực hiện hoàn toàn ở nhà. Với 3 “bí kíp” dưới đây, Silke vẫn có thể giữ cho nhóm của cô ấy luôn gắn kết với nhau và nhân viên của cô ấy luôn có động lực.

1. Sử dụng công nghệ

Có một sự khác biệt lớn giữa việc họp ở văn phòng hàng ngày và chỉ đăng nhập vào máy tính ở nhà vào buổi sáng. Silke cố gắng giữ cho sự khác biệt này càng nhỏ càng tốt bằng cách sử dụng các công cụ hội nghị truyền hình và chia sẻ màn hình. “Tôi luôn hiển thị webcam của mình trong các cuộc họp và cố gắng để mọi người cũng hiển thị webcam của họ”. Nhưng cuộc gọi video vẫn không giống như một cuộc gặp mặt trực tiếp: luôn có một chút độ trễ nhỏ. Những khoảng dừng có thể khiến một số nhân viên cảm thấy không thoải mái. Là một trưởng nhóm, điều quan trọng là bạn phải có con mắt tinh tường. “Ngôn ngữ cơ thể và biểu cảm khuôn mặt là rất quan trọng.”

Khi nói đến các công cụ, ít hơn có nghĩa là tốt hơn. Bạn nên sử dụng một công cụ kết hợp nhiều chức năng thay vì nhiều công cụ khác nhau mà từng nhân viên cần phải học cách sử dụng. Có một điều Silke luôn mong đợi ở đồng nghiệp mình: “Các công cụ cần phải hoạt động trơn tru, và nhóm cần biết cách sử dụng chúng một cách chính xác. Các nhân viên phải được đào tạo. Nhưng để mọi thứ vận hành tốt nhất, mỗi người cũng phải tự kiểm tra thiết bị của mình ”.

Điều mà Silke thích nhất khi làm việc tại văn phòng công ty là sự sáng tạo mà nó đem lại. Rất khó để bạn có được điều đó bên ngoài văn phòng. “Đối với tôi, không có gì tốt hơn các cuộc gặp gỡ và tụ họp cá nhân. Cho dù đó là những sáng kiến nhỏ hay những ý tưởng lớn, bạn hầu như chỉ có được những khoảnh khắc sáng tạo này khi được gặp và làm việc trực tiếp với nhau”. Các công cụ cũng có thể giúp giải quyết một phần vấn đề này, chẳng hạn như tính năng whiteboards có thể được chỉnh sửa bởi nhiều đồng nghiệp.

2. Biết cách tổ chức

Nếu văn phòng trải rộng trên toàn cầu, sự tổ chức có thể bị phá vỡ. Silke biết cách tránh điều này. “Tôi xác định rõ ràng trách nhiệm của mọi người và mục tiêu hàng quý hoặc hàng năm. Điều quan trọng với tôi là mỗi nhân viên có thể thấy rõ giá trị mà họ tạo ra cho công ty ”. Các cuộc họp nhóm cũng như các cuộc họp 1 – 1 thường được diễn ra hàng tuần. Các cuộc họp cá nhân này nhằm xác định vị trí của mỗi người, kết quả công việc của họ đem lại và cách các vấn đề tiềm ẩn có thể được giải quyết. “KPI và bảng quản lý cũng rất quan trọng đối với tôi để biết được thành công hay thất bại và có thể bắt tay vào cải thiện mọi thứ”. Silke nhấn mạnh rằng việc lập kế hoạch trước là rất quan trọng. Đồng thời chúng ta cũng cần có sự nhanh nhẹn, tính linh hoạt và tư duy để thích ứng nhanh với môi trường luôn thay đổi xung quanh.

Các cuộc họp là điều bắt buộc đối với Silke, nhưng cô ấy cũng muốn duy trì sự linh hoạt. Cô ấy cố tình để lại khoảng trống trong lịch trình hàng ngày của mình cho các cuộc họp tự phát, nơi mọi người có thể trao đổi nhiều suy nghĩ riêng tư hơn. Bằng cách đó, cô ấy lấy lại một số khả năng sáng tạo tự phát của một văn phòng. “Những cuộc họp này thường tạo ra những ý tưởng tốt nhất”.

Tuy nhiên, cũng có nguy cơ là những nhân viên ít giao tiếp sẽ tự cô lập mình ngoài các cuộc họp hàng tuần. Silke muốn tránh điều đó. “Nếu tôi không nhận được tin tức từ một nhân viên trong vài ngày, tôi sẽ liên hệ họ. Tôi lấy cho mình một ly cà phê, gọi cho họ và hỏi xem họ đang thế nào. Tất cả chúng ta đều là con người và thỉnh thoảng câu hỏi về gia đình hoặc những vấn đề riêng tư khá là quan trọng”.

3. Tin tưởng vào đội của bạn

Một trong những mối quan tâm của người quản lý thường là mất quyền kiểm soát đối với các công việc hàng ngày của nhân viên. Silke Hörsch chưa bao giờ là người yêu thích quản lý chi li. “Tôi không thể và sẽ không kiểm soát hay phê duyệt mọi thứ”. Nhân viên không nên cảm thấy có nghĩa vụ phải giao mọi quyết định cho người quản lý của họ. “Đối với tôi, yếu tố quan trọng nhất để hợp tác thành công là trao cho nhóm của tôi quyền tự chủ và quyền ra quyết định. Tôi thường được yêu cầu đưa ra quyết định, nhưng tôi thường đá bóng lại và hỏi, nếu bạn là tôi, bạn sẽ quyết định như thế nào?” Trong mắt Silke, mọi nhân viên nên có quan điểm kinh doanh và đưa ra quyết định dựa trên quan điểm đó. “Nếu có vấn đề xảy ra, tôi luôn có thể can thiệp”.

Mặc dù trao đổi trực tiếp trong văn phòng vẫn là điều quan trọng nhất, nhưng Silke không chỉ xem thời gian khủng hoảng là tiêu cực. “Đây là cơ hội tốt để xem lại và điều chỉnh phong cách lãnh đạo của bạn để có thể hợp tác thành công, thậm chí vượt qua đại dịch”.

Không chỉ đại dịch, mà cả các xu hướng dài hạn đối với việc toàn cầu hóa và số hóa đều cho thấy rằng chúng ta cần thay đổi cách quản lý đội ngũ. Tương lai nằm trong tay những người lãnh đạo nhanh nhạy. “Điều quan trọng là phải luôn để mắt tới nhân viên và để họ tự ra quyết định. Điều đó sẽ cho phép công ty nhanh chóng phản ứng với sự thay đổi và luôn đổi mới”. Khi có một nhà lãnh đạo nhanh nhạy, một nhóm có thể tự tin đối phó với các sự kiện không lường trước được chẳng hạn như đại dịch toàn cầu, cho dù họ đang ở trong văn phòng cùng nhau hay ở khắp nơi trên Thế Giới.

Nếu bạn quan tâm hơn đến cách để doanh nghiệp đối phó với đại dịch Covid, hãy xem thêm bài viết sau nhé:

Đại dịch COVID-19 đang tạo ra một xu hướng mới trong tương lai

Biên dịch bởi Vinh Thức – iworld.com.vn