Vì sao cần sao lưu OneDrive for Business?

Bài trước đã nói về sự cần thiết của việc sao lưu Office 365. Hôm nay Hãy cùng iworld.com.vn tìm hiểu về lý do tại sao nên sao lưu OneDrive for Business  trong bài viết này.

Chúng tôi chỉ đề cập đến OneDrive for Business, một số bài viết về sao lưu Ondrive của MS chỉ nhắc đến Onedrive thông thường free. Tức là sao lưu trên PC chứ không phải dùng phần mềm sao lưu như của Veeam.

Bạn có thể sao lưu các thư mục quan trọng (máy tính, tài liệu và thư mục hình ảnh) trên PC chạy Windows của bạn với bản sao lưu thư mục máy tính OneDrive, do đó, chúng được bảo vệ và sẵn dùng trên các thiết bị khác. Nếu bạn chưa thiết lập OneDrive trên máy tính của mình, hãy xem mục đồng bộ tệp với OneDrive trong Windows. Không có bản sao lưu thư mục PC có chi phí bổ sung (tối đa 5 GB tệp không có đăng ký). Xem các gói Onedrive.

Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu không còn mới lạ trong thời đại kỹ thuật số và thiết yếu với doanh nghiệp. Ngày nay, cách để thực hiện điều này đã thay đổi. Trong sự phát triển của công nghệ và truyền thông, để trao đổi các tập dữ liệu lớn, chúng ta không thực hiện một cách truyền thống mà bằng cách lưu trữ vào một nhà cung cấp đám mây mà cả hai bên đều tin tưởng. Loại giao dịch đáng tin cậy này có thể giúp chia sẻ dữ liệu trong và ngoài công ty. Một trong những nhà cung cấp đám mây công cộng đáng chú ý nhất là Microsoft, với OneDrive và OneDrive for Business.

OneDrive for Business là gì?

Khi nói đến lưu trữ đám mây của Microsoft, có rất nhiều loại dịch vụ có sẵn. Bài viết này sẽ đề cập đến OneDrive for Business. Cần lưu ý rằng có sự khác biệt giữa OneDrive và OneDrive for Business. OneDrive là một kho lưu trữ đám mây do Microsoft cung cấp cho mục đích sử dụng cá nhân và cung cấp 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí.
OneDrive for Business là một phần của bộ ứng dụng Microsoft 365 và cung cấp 1TB dung lượng lưu trữ. Có thể mua OneDrive for Business dưới dạng một sản phẩm riêng, nhưng chi phí bằng với mua cả bộ và bảo vệ ít hơn. Cùng với dung lượng lớn, OneDrive for Business trong bộ Microsoft 365 đi kèm data retention, eDiscovery và chức năng audit / report. OneDrive for Business cũng đi kèm với tùy chọn đồng bộ hóa các tệp của bạn trên thiết thông qua Windows File Explorer.

Bảo vệ OneDrive for Business 

OneDrive for Business trong bộ Microsoft 365 đi kèm với nhiều tính năng cung cấp để bảo vệ dữ liệu kinh doanh. Các chức năng như data retention, eDiscovery và auditing được sử dụng không giới hạn.

Khi xóa dữ liệu, có một khái niệm về chu trình hard delete và soft delete. Khi một tệp bị xóa, nó sẽ đi vào chu trình soft delete –  nơi người dùng cuối và quản trị viên vẫn có thể truy cập để khôi phục lại vị trí ban đầu. Tệp vẫn ở trong Recycle Bin tối đa 93 ngày trước khi tự động bị xóa. Nếu Recycle Bin đầy, nó sẽ tự động xóa các tệp cũ nhất. Khi tệp bị xóa, nó sẽ đi vào chu trình hard delete, nghĩa là không thể truy cập được nữa. Một điều khác cần lưu ý là Recycle Bin không được lập chỉ mục, vì vậy các tìm kiếm, chẳng hạn như eDiscovery, không thể được thực hiện trong thư mục này.

Câu hỏi thường đặt ra sau đây là “Điều gì sẽ xảy ra nếu tài khoản OneDrive for Business của người dùng bị xóa hoàn toàn?” Nếu tài khoản bị xóa, tài khoản đó sẽ bị gắn cờ chuẩn bị xoá dựa trên khoảng thời gian lưu giữ được chỉ định từ phía quản trị viên OneDrive, mặc định là 30 ngày. Trong khoảng thời gian lưu giữ này, có thể ủy quyền cho người dùng khác để sao chép dữ liệu nếu cần. Sau khi hết thời gian lưu giữ, thông báo sẽ được gửi với cảnh báo rằng tài khoản này sẽ bị xóa sau 7 ngày. Nếu không có hành động nào được thực hiện, tài khoản OneDrive for Business sẽ được gửi đến site collection Recycle Bin. Ở đây, việc khôi phục trở nên khó khăn hơn nhiều và sẽ không ai có quyền truy cập vào, kể cả bất kỳ tài liệu được chia sẻ nào.

eDiscovery là một cách tuyệt vời, nhưng có thể có một vài kết quả không như mong đợi. Điểm quan trọng đầu tiên cần lưu ý là mục preservation hold và eDiscovery hold không phải là sao lưu. Microsoft định nghĩa eDiscovery là một công cụ cung cấp thông tin điện tử làm bằng chứng trong các trường hợp pháp lý. Lưu ý quan trọng tiếp theo là khi mục preservation hold được sử dụng với OneDrive for Business, các tệp trong đó được tính vào tổng dung lượng lưu trữ. Các preservation hold cũng có thể được sửa đổi bất cứ lúc nào trừ khi nó được khoá. Khi sử dụng preservation hold, hãy cẩn thận vì không quản trị viên nào có thể xóa tệp trước khi lưu trữ kết thúc. Lưu ý quan trọng cuối cùng là eDiscovery sẽ không khôi phục các tệp về vị trí ban đầu. Vì đây là công cụ cung cấp chứng cứ trong các trường hợp pháp lý nên chỉ có thể xuất dữ liệu để bàn giao. Dữ liệu có thể được tải lên thủ công trở lại nguồn dữ liệu ban đầu, nhưng trong nhiều trường hợp, đây là một quá trình dài và không như mong đợi.

Bảo vệ OneDrive tự nhiên so với dùng bên thứ 3 bảo vệ Office 365/ Microsoft 365

Khi signing up OneDrive for Business, một liên kết được hình thành. Mối liên kết này xác định ai chịu trách nhiệm cho những thành phần nào trong hệ thống. Microsoft mô tả thỏa thuận này trong Mô hình Trách nhiệm Chung của Microsoft (Microsoft Shared Responsibility Model). Mỗi mối quan hệ dịch vụ được xác định bởi loại dịch vụ được cung cấp, Phần mềm dưới dạng Dịch vụ, Nền tảng dưới dạng Dịch vụ, còn được gọi là SaaS. Trong thỏa thuận này, Microsoft đồng ý bảo vệ phần backend, các ứng dụng chứa dữ liệu và tính khả dụng của máy chủ xác thực. Khách hàng chịu trách nhiệm về thông tin xác thực được sử dụng để truy cập dịch vụ, thiết bị nào được kết nối và dữ liệu của nó. Điều này có nghĩa là nếu một tập hợp thông tin xác thực bị xâm phạm, bao gồm thông tin đăng nhập của quản trị viên hoặc thiết bị thay đổi thực thiện việc thay đổi dữ liệu, Microsoft không chịu trách nhiệm khôi phục dữ liệu đó.

Một khi thông tin bị xâm phạm, có thể dễ dàng xóa vĩnh viễn dữ liệu khỏi OneDrive for Business và site collection Recycle Bin. Quá trình này thậm chí có thể được tự động hóa với PowerShell! Với cấu hình của preservation hold và eDiscovery hold, trong một số trường hợp, thiệt hại phần backend có thể được giảm thiểu, nhưng giao diện người dùng và giao diện doanh nghiệp không thể truy cập được. Trong hầu hết các trường hợp, ngay cả khi phần backend của dữ liệu vẫn còn, dữ liệu này không thể được khôi phục trực tiếp về vị trí ban đầu hoặc với các quyền ban đầu. Việc bộ phận kinh doanh không thể truy cập dữ liệu của họ trong một khoảng thời gian sẽ đem lại sự mất mát về năng suất. Các giải pháp sao lưu của bên thứ ba sẽ giúp thu hẹp khoảng cách giữa một cuộc tấn công gây ra thiệt hại không thể khắc phục được đối với dữ liệu kinh doanh.

Tại sao nên sử dụng Veeam Backup cho Microsoft Office 365?

Veeam Backup cho Microsoft Office 365 là giải pháp sao lưu của Veeam cho các ứng dụng Microsoft SaaS, bao gồm SharePoint Online, Exchange Online, Microsoft Teams và OneDrive for Business. Trong phần mềm này, Veeam có thể sao lưu dữ liệu Microsoft 365 vào các vị trí bảo mật cả tại chỗ và các kho lưu trữ đối tượng khác nhau. Bản sao lưu này bảo vệ thứ cấp bằng cách tách riêng các đặc quyền để khi một tài khoản bị xâm phạm cũng không phá vỡ sự phòng vệ. Veeam cũng sao lưu tất cả các quyền và cài đặt từ dữ liệu thu thập được, cho phép khôi phục trơn tru về vị trí ban đầu. Veeam linh hoạt khôi phục một hoặc nhiều dữ liệu của người dùng về vị trí ban đầu cùng một lúc, giúp bạn dễ dàng khôi phục dữ liệu của toàn bộ công ty chỉ với vài cú nhấp chuột. Các loại khôi phục cũng mở rộng để khôi phục đến các vị trí mới, xuất dữ liệu và gửi dữ liệu trực tiếp đến người dùng cuối qua email. Mỗi ứng dụng được sao lưu có một trình duyệt khôi phục được điều chỉnh cho phù hợp với dữ liệu. Chức năng tìm kiếm nâng cao được tích hợp vào trình duyệt giúp tìm kiếm trên tất cả bản sao lưu của công ty để trả về kết quả một cách chi tiết. Tìm kiếm này có thể giúp bạn dễ dàng tìm thấy tệp và thực hiện thao tác giống như eDiscovery. Veeam Backup cho Microsoft Office 365 giúp việc khôi phục dữ liệu Microsoft 365 trở nên đơn giản trong mọi tình huống.

Kết luận

Microsoft OneDrive for Business là một giải pháp tuyệt vời để chia sẻ dữ liệu với tốc độ mà doanh nghiệp yêu cầu. Dịch vụ này trong bộ Microsoft 365 cung cấp nhiều biện pháp bảo vệ nhưng đi kèm với các điều kiện mà mọi quản trị viên nên quen thuộc. Mô hình Trách nhiệm Chung của Microsoft xác định rõ rằng khách hàng chịu trách nhiệm về việc người dùng truy cập dịch vụ và việc bảo vệ dữ liệu trong SaaS. Trong khi đó, Veeam Backup cho Microsoft Office 365 cung cấp giải pháp sao lưu hoàn chỉnh cho OneDrive for Business và nhiều dịch vụ Microsoft 365 khác.

Biên dịch bởi NhaCuaDi – Iworld.com.vn

Đọc thêm các bài viết khác:

• Top lý do chọn PACISOFT
• Lợi ích mua bản quyền phần mềm
• Phần mềm bản quyền