Chỉ dẫn đối với nhân viên làm việc từ xa: hỗ trợ kỹ thuật và các thao tác hữu ích

Phần 4 (trên 4)

Hỗ trợ kỹ thuật: Nên gọi cho ai nếu có sự cố xảy ra?

Không giống như hỗ trợ tại chỗ – nơi vấn đề thường được giải quyết nhanh chóng và dễ dàng hơn bằng cách tiếp cận trực tiếp với thiết bị gặp sự cố, hỗ trợ từ xa có những khó khăn và rủi ro nhất định mà nhân viên cần lưu ý.

Thứ nhất, nhân viên cần có thông tin liên hệ của kỹ thuật viên hỗ trợ để liên lạc khi cần báo cáo vấn đề hoặc yêu cầu hỗ trợ. Nên lưu trữ thông tin này trên nhiều thiết bị khác nhau, đề phòng trường hợp khi một thiết bị không khả dụng thì vẫn có thể liên lạc được.

Điều tương tự cũng nên áp dụng cho các thông tin liên hệ liên quan đến báo cáo sự cố an ninh, chẳng hạn như bị lấy cắp hoặc làm mất thiết bị. Trong trường hợp này phải thông báo cho cấp trên của bạn càng sớm càng tốt. Thông báo sớm sẽ cho phép các quản trị viên CNTT có đủ thời gian để phản hồi nhanh chóng và tiến hành các giao thức bảo mật tương ứng để ngăn chặn việc thông tin bị xâm phạm.

Rất nhiều công ty sử dụng giao thức điều khiển máy tính từ xa (RDP) để cấp quyền truy cập từ xa vào các thiết bị của công ty cho kỹ thuật viên CNTT. Nhiều công cụ RDP trên thị trường được cung cấp miễn phí công khai đồng nghĩa với việc chúng có thể được sử dụng bởi bất kỳ ai. Quan trọng là cần nhận thức rõ có nhiều chiêu trò lừa đảo RDP khác nhau, trong đó tin tặc nhằm vào việc thuyết phục người dùng rằng máy tính của họ có vấn đề cần hỗ trợ kỹ thuật và trao quyền truy cập RDP, trong khi thực chất thì sự tình không phải vậy.

Vì thế, bất kể trong tình huống nào, hãy luôn liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của công ty và đảm bảo rằng người đang truy cập vào thiết bị của bạn thực sự là họ. Không được cấp quyền truy cập từ xa cho bất kỳ người nào chưa rõ danh tính hoặc đáng ngờ.

Bạn cũng nên chú ý đến những hành động được thực hiện bởi người hỗ trợ trên thiết bị của mình cho dù có hiểu biết về kỹ thuật hay không, vì bạn có trách nhiệm đảm bảo rằng họ sẽ không truy cập thông tin mật trong quá trình này. Bạn có thể rút phích cắm bộ định tuyến tại nhà – một biện pháp cứu cánh nhanh chóng để ngắt kết nối RDP nếu cần thiết.

Các thao tác hữu ích

Trong thời buổi hiện nay, làm việc từ xa ngày càng gia tăng, do đó vai trò của nhân viên trong vấn đề bảo mật dữ liệu kinh doanh của doanh nghiệp là rất lớn. Để giảm thiểu rủi ro một cách tốt nhất, các doanh nghiệp nên tuân thủ các thao tác hữu ích sau:

– Mã hóa thông tin lưu trữ trên các thiết bị công việc.

– Cài đặt phần mềm bảo mật điểm cuối trên thiết bị và luôn cập nhật phần mềm.

– Đảm bảo các thiết bị (cũng) luôn được cập nhật, gồm cả hệ điều hành và các ứng dụng.

– Đối với mạng trong gia đình: đảm bảo bảo mật và cấu hình đúng cách.

– Khi kết nối với mạng công cộng hoặc điểm phát sóng Wi-Fi, luôn sử dụng VPN và tránh truy cập thông tin nhạy cảm.

– Sao lưu định kỳ dữ liệu.

– Bảo vệ thiết bị bằng mật khẩu mạnh và cảnh giác khi để thiết bị ngoài tầm kiểm soát trong khi đã đăng nhập vào thiết bị.

– Kích hoạt tính năng bảo vệ chống trộm trên các thiết bị.

– Sử dụng xác thực hai yếu tố để bảo vệ các tài khoản quan trọng.

– Luôn có trong tay thông tin liên hệ hỗ trợ kỹ thuật và báo cáo mọi sự cố bảo mật càng sớm càng tốt.

– Cảnh giác những trò lừa đảo và mối đe dọa mới nhất bằng cách theo dõi tin tức ở Iworld.

Kết luận

Trong loạt bài về chỉ dẫn này, chúng tôi đã xem xét các rủi ro của làm việc từ xa và các cách mà doanh nghiệp có thể ứng dụng để cải thiện trong thao tác và tư tưởng của nhân viên nhằm giảm thiểu rủi ro và cải thiện tính bảo mật của việc liên lạc qua mạng từ xa.

Với sự tiên tiến của 5G, các thiết bị IoT và các công nghệ khác – cùng với những biến động khôn lường của đại dịch COVID-19 – khả năng truy cập thông tin từ xa của nhân viên nhằm phục vụ công tác làm việc tại nhà chắc chắn sẽ là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp.

Quản lý nhân viên làm việc tại nhà đã trở thành một phần thiết yếu trong việc quản lý bảo mật dữ liệu và quy trình kinh doanh. Để đối mặt với những thách thức mới, các tổ chức doanh nghiệp cần phải có các chính sách/ quy trình quản lý thông tin rõ ràng cũng như cung cấp các công cụ phù hợp cho phép nhân viên thực hiện công việc một cách an toàn.

Thay đổi cách thức làm việc trong một công ty cần có sự tham gia của toàn bộ nhân viên và có thể mất nhiều thời gian. Nhưng với quy trình đào tạo phù hợp, nhân viên có thể nhanh chóng hiểu được những rủi ro khi làm việc từ xa, từ đó sẽ biết cách phòng tránh hoặc chống lại các rủi ro đó. Chúng tôi tin tưởng rằng chỉ dẫn này đã góp phần giúp các doanh nghiệp dễ dàng trong công tác quản lý và bảo mật nhân sự làm việc từ xa của mình. Hết.

Tìm kiếm một bộ tài nguyên toàn diện cho nguồn nhân lực từ xa đáp ứng nhu cầu của quản trị viên CNTT và nhân viên của bạn? Hãy truy cập trang tại đây.

Tổng hợp bài viết Chỉ dẫn đối với nhân viên làm việc từ xa:

Phần 1: Các rủi ro, mối đe dọa và chính sách của công ty

Phần 2: Công cụ làm việc từ xa cho nhân viên

Phần 3: Kết nối mạng

Phần 4: Sự hỗ trợ kỹ thuật và thông lệ tốt

Biên dịch bởi Võ Thùy Linh– Iworld.com.vn